封入封かんコスト徹底検証！！
請求額もオンラインで確認するという流れが増える中、「紙の請求書が必要」というケースはまだまだあります。
企業様ですとまだまだ紙の請求書と振込の方がメインだと思います。
自分たちで手作業で行うのか。封入封かん機を自社で購入するのか。代行業者に外注するのか。
DMの発送なども含め工数が膨大になるにつれて企業様はお悩みになる所じゃないでしょうか。
今回は請求作業の手法と共に封入封かんのコスト検証をしてみました。
請求書の手発行、封入、郵送
送付時にかかるコストを少しでも安くしようとすると自分たちでやった方が、費用がかからないと考えてしまいますが、2000通を越えてくると手作業では困難ではないかと思われます。
社員総出で行われている企業様も数多く存在するようです。
封入封かん作業を手作業で１人で行うとすると１時間で100通～150通くらいではないでしょうか。
まずは手作業で行っている企業様は１ヵ月の工数と封入封かんに費やしている時間、人件費を算出してみましょう。
工数が増えれば増える程人件費や手間もかかり、ミスや漏れも増える為、封入封かん機導入も検討した方が良いでしょう。
作業にかかる時間・人を更に付加価値の高い仕事に向けてはいかがでしょうか？
それによって、生産性の向上とコスト削減が可能です。
封入封かん機
まず封入封かん機（インサーター）とは
請求書や納品書、DMなどの書類を折り、封入、封かん（封筒ののり付け）までの作業を全て自動で行うスーパーマシン！！
作業時間を大幅に短縮し経費削減につながるだけでなく、相手によって内容物が異なる場合はバーコードで自動仕分けしますので、個人情報保護という点でも安心です。
今回ランキングに掲載しているネオポストとピツニーボウズの２社の封入封かん機はデスクトップインサーターといいコンパクトなものになります。
処理速度は機種によって異なりますがざっと１時間で2000通以上。
これだけで作業効率が手作業に比べて効率的なのは分かりますね。
以前は音の大きさや操作性に課題がありましたが、現在は改善されてきており、メンテナンスも容易になっています。
作業にかかる時間・人を更に付加価値の高い仕事に向けてはいかがでしょうか？
生産性の向上とコスト削減が可能です。
封入封かん代行業者
代行業者に丸投げする事により、時間と手間の削減が可能になります。
その他作業スペースが発生しないという点や紛失の心配が少ないです。
工数は多ければ多いほど１通あたりの単価は安くなるのが一般的ですが、請求書やDMの相場は2000通で40000円くらいのようです。
納期は約１週間。急ぎの場合は追加料金が発生したり、小口案件では採算が合わないケースが多いです。
まとめ
まとめとして2000通を越えると手作業では困難になり
仮に毎日300通を手作業で行うとすると
アルバイトの人件費を計算すると2,3時間要し、人件費は3000円前後になります。
代行業者に依頼すると納期１週間、１通あたり単価20円で計算すると6000円。
この作業を封入封かん機で行うと15分もあれば完了します。
封入封かん機を自社に導入して５年リースで考えると保守代金込みで1日あたり約2000円代で使用できる計算になります。
工数が膨大であれば機械の導入を検討するべきです。
圧倒的なスピードで時間短縮、労務コスト削減、自動化でセキュリティ向上、さらに送付先ごとに同封物の名寄せも可能とすべてにおいて満足のいく効率改善ができるでしょう。
この記事をお読みの方のなかにも現在請求業務の工数に悩んでおられる方がおられるかもしれません。
それぞれの業務内容や課題にマッチする選択をすることが大切かと思います。
今回の事例が、参考になれば幸いです。
